Les prestataires de services de colis comme DHL, Hermes et autres scannent aujourd'hui les adresses des clients via des systèmes automatisés. Dans ce contexte, une étiquette d'adresse correctement étiquetée revêt une grande importance. C'est particulièrement vrai pour les paquets et les colis.
À première vue, il semble très facile d'étiqueter correctement une étiquette d'adresse. Pourtant, il y a parfois des défis inattendus. Nous avons réuni dans cet article les principales informations sur les étiquettes d'adresse et leur domaine d'utilisation.
Définition : que sont les étiquettes d'adresse ?
L'étiquette d'adresse sert à apposer des informations sur le destinataire et l'expéditeur sur un envoi. Au quotidien, nous ne les percevons guère consciemment, tant cette forme d'étiquette nous semble évidente. La différence avec d'autres étiquettes réside dans son domaine d'application - elle n'identifie pas les produits, mais est une étiquette d'expédition classique avec un objectif d'utilisation défini.
À quoi servent les étiquettes d'adresse ?
Lors de l'expédition, l'identification de l'expéditeur et du destinataire n'est possible qu'avec une étiquette d'adresse. C'est pourquoi elle constitue un élément indispensable de tout envoi. Dans le domaine privé également, de plus en plus de personnes utilisent des étiquettes d'adresse autocollantes et n'inscrivent plus leur adresse directement sur le colis.
Cela présente de nombreux avantages, car on peut attribuer une place fixe à une étiquette d'adresse sur un colis, une lettre ou un paquet. Les étiquettes d'adresse ont également un aspect plus professionnel et sont plus faciles à lire lors d'un envoi privé - car il est important d'étiqueter correctement les colis.
Quelles les informations doivent figurer sur une étiquette d'adresse ?
Parmi les étiquettes d'adresse, il faut distinguer les étiquettes de destinataire et d'expéditeur.
Les informations suivantes doivent figurer sur l'étiquette du destinataire :
- Nom du destinataire
- Adresse du destinataire (actuelle !)
- Autres détails pertinents éventuels pour l'envoi (pour les envois à l'étranger, mention du pays, éventuellement un numéro de téléphone pour faciliter la livraison).
Les coordonnées de l'expéditeur comprennent les données suivantes :
- Nom de l'expéditeur
- Adresse de l'expéditeur
Aujourd'hui, il est fréquent que les informations relatives au destinataire et à l'expéditeur soient regroupées sur une même étiquette. Les données de l'expéditeur apparaissent alors au-dessus des données du destinataire, en petits caractères. Il est toutefois également possible de positionner une étiquette d'expéditeur séparée sur l'envoi.
Pour une lisibilité parfaite, il convient d'utiliser des caractères foncés sur un fond clair. Un alignement à gauche est recommandé. Un interligne continu entre le nom, l'adresse et la destination doit être respecté.
La position sur le colis est également importante pour une étiquette d'adresse correcte :
Les coordonnées du destinataire doivent être placées à droite de l'envoi de marchandises. S'il existe une étiquette d'expédition séparée, elle doit être placée en haut à gauche.
Comment concevoir soi-même des étiquettes d'adresse ?
Il existe aujourd'hui diverses possibilités de créer soi-même des étiquettes d'adresse ou de les faire imprimer avec son propre design. Les étiquettes peuvent être imprimées à la machine ou écrites à la main.
Il existe des étiquettes d'adresse autocollantes prêtes à l'emploi que l'on peut insérer dans une imprimante ou sur lesquelles on peut écrire à la main. Différents programmes en ligne permettent également d'imprimer parfaitement les données sur l'étiquette à partir d'un PC ou d'un ordinateur portable connecté à une imprimante.
De même, différents fournisseurs proposent de petites imprimantes permettant d'écrire sur toutes sortes d'étiquettes sur demande. Un bon choix pour créer rapidement des étiquettes d'adresse à l'aspect extérieur agréable.
Pour les étiquettes prêtes à l'emploi, il existe un grand choix de matériaux et de designs. Certaines ont des effets métallisés sous forme de bordure. D'autres sont très sobres. Si vous envoyez souvent des courriers dans le domaine privé, vous pouvez demander à un fournisseur d'imprimer des étiquettes d'expédition prêtes à l'emploi en grande quantité. Il est alors possible d'apposer des logos et d'autres éléments de design individuels ou des codes-barres sur l'étiquette.
De quoi faut-il tenir compte ?
Au premier abord, il semble très simple d'étiqueter correctement une étiquette d'adresse et de la positionner sur l'emballage imprimé ou sur l'envoi. Pourtant, des erreurs peuvent être commises :
- Le destinataire n'est pas correctement désigné. C'est une erreur qui arrive plus souvent qu'on ne le pense. C'est justement lorsqu'on envoie un colis à une entreprise que des indications peuvent manquer. De même, il arrive que les noms et adresses de particuliers ne soient pas correctement désignés.
- Les erreurs d'orthographe ou les omissions dans l'adresse du destinataire ont des conséquences encore plus graves. Dans ce cas, il est vivement conseillé de reporter les adresses avec le soin requis sur les étiquettes d'adresse.
- Il n'est pas rare que celui qui écrit manuellement sur des étiquettes en rouleau autocollantes finies ait une mauvaise surprise : le stylo utilisé - par exemple un stylo plume - n'est pas adapté à la surface lisse de l'étiquette. L'écriture s'efface.
Dans ce cas, il faut absolument veiller à utiliser un stylo spécial ou un stylo à bille avec lequel l'inscription reste lisible sur la surface de l'étiquette.
- L'obligation d'utiliser une écriture sombre sur un fond clair n'est pas sans raison : les inscriptions plus claires sont à peine lisibles et posent des défis insolubles aux scanners automatisés des services d'expédition. Même si d'autres versions peuvent être chics, il est préférable, pour des raisons de lisibilité, d'écrire de manière tout à fait conventionnelle sur un fond clair avec des caractères foncés.
- Il est également important de positionner clairement les étiquettes d'adresse. Par égard pour les scanners, il ne faut pas non plus s'écarter des directives - en bas à droite pour le destinataire, en haut à gauche pour l'expéditeur. Il n'y a pas de problème si les données de l'expéditeur apparaissent en petits caractères au-dessus des données du destinataire.
C'est souvent le cas dans le domaine professionnel. Les données de l'expéditeur doivent vraiment figurer en caractères fortement réduits au-dessus des données du destinataire. Dans le cas contraire, il peut y avoir confusion entre le destinataire et l'expéditeur.
Un autre aspect intéressant, souvent négligé, est que même dans le domaine privé, l'étiquetage d'un colis agit comme une carte de visite. C'est la première chose qui attire l'attention du destinataire.
Le matériau des étiquettes d'adresse
Les étiquettes d'adresse ont la structure classique de toutes les étiquettes autocollantes : elles se composent d'un papier support et d'un film de protection. Le papier support sert à protéger l'étiquette jusqu'à son utilisation et son application sur le colis. L'aspect visuel proprement dit est déterminé par le film.
En ce qui concerne les matériaux utilisés pour le film de couverture, il existe de nombreuses possibilités, du papier spécial au film plastique. Le choix du matériau dépend également de la résistance de l'étiquette. Pour les étiquettes de colis, il convient de veiller, même dans le cadre privé, à ce que l'étiquette ne soit pas altérée par la moindre contrainte extérieure et ne devienne pas illisible.
La résistance d'une étiquette d'adresse dépend toujours de la combinaison de l'inscription et du matériau de l'étiquette. Il est recommandé d'utiliser un stylo résistant à l'eau si l'on écrit manuellement.
Si l'on utilise une imprimante, il faut absolument veiller à ce que le modèle d'imprimante en question permette d'imprimer les étiquettes autocollantes choisies. Ici aussi, le problème peut se poser que les caractères d'impression s'effacent.
L'impression d'étiquettes d'adresse
La plupart des imprimantes laser et à encre prennent en charge les fonctions d'impression d'étiquettes pour les adresses. Il est important de choisir le matériau d'étiquette adapté à l'imprimante. Si l'on achète des étiquettes autocollantes prêtes à l'emploi, on peut déjà voir sur l'emballage pour quelles imprimantes elles sont adaptées.
Le fabricant de l'imprimante met régulièrement à disposition des programmes qui permettent d'imprimer facilement des étiquettes d'adresse. Ces programmes sont également disponibles sur Internet auprès des fabricants d'étiquettes d'adresse. Il ne reste plus qu'à charger correctement le papier à étiquettes dans l'imprimante.
Celui qui, dans le domaine privé également, expédie souvent des colis, fait un bon choix en combinant un programme d'impression et les étiquettes d'adresse correspondantes. Les processus d'impression sont simples et rapides. L'idéal est d'obtenir une étiquette d'adresse parfaite qui laisse une bonne impression au destinataire.
Que sont les étiquettes thermiques ?
Lorsqu'on parle d'appareils pour l'impression d'étiquettes d'adresses, on utilise souvent le terme d'étiquettes thermiques ou d'impression thermique directe. Dans ce procédé, l'impression n'est pas réalisée par une frappe mécanique ou par l'application d'encre, mais par l'application ponctuelle de chaleur. Les étiquettes thermiques sont dans ce cas des étiquettes avec un revêtement spécial qui, en combinaison avec l'imprimante pratique, sont surtout utilisées dans les supermarchés pour l'affichage des prix des marchandises ou dans la zone des caisses.
Des étiquettes d'adresse durables ?
Les aspects de durabilité sont aujourd'hui un sujet de préoccupation dans tous les domaines de la vie. C'est pourquoi on peut se poser la question de la durabilité pour les étiquettes d'adresse. De nombreux matériaux d'étiquettes sont aujourd'hui recyclables. Dans ce cas, il faut déjà faire attention aux indications du fabricant lors de l'achat d'étiquettes.
Pour la durabilité, il n'est pas seulement intéressant de savoir si les étiquettes utilisées ultérieurement sont recyclables. Il est également important de savoir à partir de quels matériaux elles ont été fabriquées à l'origine. Ainsi, le papier est souvent produit à partir de vieux papiers.
Pour les matières plastiques également, on a de plus en plus recours à des produits recyclés. En tant que consommateur, on peut développer une conscience pour le développement durable. Ne serait-ce que pour un produit quotidien aussi classique qu'une étiquette d'adresse.
Conclusion : les étiquettes d'adresse restent importantes
Une étiquette d'adresse est un petit objet quotidien utile et indispensable qui permet d'envoyer des lettres et des colis, même dans le domaine privé.
En raison des scanners aujourd'hui automatisés chez les entreprises d'expédition, il faut veiller à étiqueter correctement les étiquettes et profiter de la possibilité d'utiliser des étiquettes d'adresse autocollantes même pour les envois privés.
Il n'est pas nécessaire d'écrire sur celles-ci à l'aide d'une imprimante, cela peut aussi se faire à la main. La lisibilité et le positionnement correct sont des conditions indispensables pour un envoi sans complications.
FAQ
- Pourquoi l'utilisation d'étiquettes d'adresse autocollantes est-elle également recommandée dans le domaine privé ?
Les lettres, les paquets et les colis sont étiquetés avec les étiquettes autocollantes de manière à pouvoir être lus par des systèmes de scannage automatisés.
- Les étiquettes d'adresse doivent-elles être imprimées avec une imprimante ?
Il est toujours possible d'écrire à la main sur les étiquettes autocollantes. Il faut alors veiller à utiliser le stylo approprié, dont l'écriture ne s'efface pas sur les surfaces lisses des étiquettes d'adresse.
PAR
Elisa Savietto
